مایکروسافت شیرپوینت چیست؟ (microsoft sharepoint)
مایکروسافت شیرپوینت، یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. اولین نسخه از شیرپوینت در سال 2001 منتشر شد. و آخرین نسخه از آن در سال 2013 وارد بازار شده است. نسخه‌های ابتدایی شیرپوینت بیشتر برای کاربردهایی نظیر مدیریت محتوا و مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گرفت. اما قابلیتهای قابل توجه متعددی به نسخه های اخیر شیرپوینت اضافه شده است.
شیرپوینت شامل مجموعه‌ای از تکنولوژی‌های چند منظوره تحت وب است که بر روی یک ساختار فنی قوی قرار گرفته است. به صورت پیش فرض رابط کاربری شیرپوینت مشابه مایکروسافت آفیس است و یکپارچگی بالایی با مجموعه آفیس دارد. ابزارهای تحت وب شیرپوینت به گونه‌ای طراحی شده است که توسط کاربر غیر فنی قابل استفاده باشد. شیرپوینت بستر مناسبی برای راهکارهایی چون پورتال داخلی، مدیریت فایل ها و اسناد، تعاملات تیمی، شبکه های اجتماعی، اکسترانت، وب سایت ها، جستجوی سازمانی و هوش تجاری می‌باشد. علاوه بر این شیرپوینت قابلیت یکپارچه سازی سیستمها، یکپارچه سازی فرآیندها و اتوماسیون گردش کارها را فراهم می‌کند.
اکثر برنامه‌های کاربردی سازمانی (مانند بسته‌هاي نرم‌افزاري ERP و CRM) قابليت‌هايي را براي یکپارچه شدن با شیرپوینت ایجاد کرده‌اند. همچنین شیرپوینت مجموعه کاملی از API ها و تکنولوژی توسعه را برای برنامه‌نویسان و توسعه‌دهندگان فراهم کرده است. به عنوان یک بستر برنامه‌سازی، شیرپوینت دارای مدیریت مرکزی و کنترل‌های امنیتی لازم جهت پیاده سازی نیازمندی‌های برنامه‌ها می باشد. بستر شیرپوینت مستقیما درون وب سرور IIS قرار می‌گیرد.
شیرپوینت توسط 78درصد از 500 کمپانی لیست Fortune 500 استفاده می شود. در بین سالهای 2006 تا 2011 مایکروسافت بیش از 36.5 میلیون لایسنس کاربر شیرپوینت فروخته است.
تیم بازاریابی شیرپوینت 2010 مایکروسافت با اصطلاح «چرخ شیرپوینت» تسهيلاتي را که ابزارهاي شيرپوينت در درون سازمان فراهم مي‌کنند، توصیف مي‌کنند. البته اصطلاح کیک شش تکه اصطلاح جالبتری است و بیشتر در ذهن می ماند. تکه های کیک شیرپوینت چه هستند:
سایت‌ها: سایت یک محیط کاری موضوعي است. اولین بار که شیرپوینت پیکربندی می شود، اين سایت‌ها بدون نیاز به دانش خاصی قابل ایجاد هستند. موضوع یک سایت ممکن است کل سازمان را در بر بگيرد و یا صرفا مخصوص یک تیم یا يک گروه خاص باشد.
انجمن‌ها: یک انجمن مکانی است که در آن ارتباط و درک اتفاق مي‌افتد. انجمن‌ها مي‌توانند حول محور یک موضوع شکل گیرند و معمولا پيرامون دانش مشترک و يا فعاليت‌هاي مشترک، توسعه پيدا مي‌کنند.
محتوی: شیرپوینت امکان مدیریت اسناد و آیتم های کاری که نیاز به ذخیره سازی، جستجو، تعامل، ویرایش، مدیریت، مستندسازی، ردیابی و بازیابی دارند را بر اساس توافقات مرتبط و یا قوانین سازمان، فراهم می‌کند.
جستجو: کنکاش در انجمن‌ها، محتویات، افراد و یا سایتهاي مرتبط: جستجو بر پایه کلمات کلیدی، پالایش اطلاعات و تحلیل محتوا بنا شده است.
بینش: اطلاعات از هر بخشي در سازمان مي‌تواند در قالب موضوعات مفيد ظاهر شود، و بدین شکل اثربخشی و کارایی اطلاعات بهبود می‌یابد.
ترکیبی(Composites): شیرپوینت امکان یکپارچه سازی داده ها، اسناد و فرآیندها را بدون نیاز به برنامه نویسی فراهم می‌کند. با استفاده از این قابلیت می توان برنامه های کاربردی ترکیبی ایجاد نمود.
برنامه ها
متداول ترین برنامه های کاربردی که با استفاده از شیرپوینت اجرا می شوند شامل:
پورتال داخلی
پورتال داخلی شیرپوینت راهی است برای دسترسی متمرکز به اطلاعات و برنامه های سازمانی در یک شبکه سازمانی. پورتال داخلي ابزاری است که به سازمان کمک مي‌کند تا داده‌ها، برنامه‌ها و اطلاعات خود را بسيار ساده‌تر مديريت کند. اين راهکار داراي مزایای سازمانی، نظیر افزایش شوق پرسنل، تمرکز مدیریت فرآیندها، کاهش هزینههای نیروهای تازه استخدام شده و تامین راه چاره‌اي براي ثبت و اشتراک دانش ضمنی(با استفاده از ابزارهایی مانند ویکی/بلاگ) است.
مدیریت اسناد و محتوای سازمانی
شیرپوینت غالبا برای ذخیره‌سازی و ردیابی اسناد الکترونیکی یا اسناد کاغذی اسکن شده استفاده می‌شود. شیرپوینت همچنین قادر است نسخه‌های مختلف از اسنادی را که توسط کاربران مختلف ایجاد شده‌اند، نگهداری و ردیابی کند. به‌علاوه شیرپوینت می تواند بستر یک سیستم مدیریت بایگانی الکترونیکی باشد و استانداردهای مورد انتظار شرکت یا سازمان شما را برآورده نماید. استفاده از شیرپوینت به عنوان بستر مدیریت اسناد مزایای نگهداری اسناد در یک محل مرکزی با قابلیت دسترسی توسط افراد مجاز را فراهم می‌آورد و ارسال ایمیل‌های متعدد و دوباره کاری‌ها را کاهش مي‌دهد.
سایت های اکسترانت
با توجه به امکان گذاشتن پسورد برای شیرپوینت و رابط کاربری وب آن که دسترسی از طریق اینترنت و در بیرون سازمان را فراهم می کند. سازمان ها از این قابلیت برای یکپارچه سازی زنجیره تامین کالا یا فرآیندهای سازمانی و یا محیط اشتراکی تعاملات استفاده می کنند.
قابلیت Alternative Access Mapping(AAM) شیرپوینت، امکان نمایش یک سایت از طریق URLهای مختلف را ایجاد می کند. هر URL می تواند تکنولوژی احراز هویت خودش را داشته باشد و به این شکل می توان از یک سایت هم برای اینترانت و روی شبکه محلی و هم به صورت اکسترانت و برای کاربران خارج از سازمان استفاده نمود.
سایت های اینترنتی
سایت های اینترنتی معمولا با فعال سازی ویژگی Publishing شیرپوینت ایجاد می شوند. از شیرپوینت برای ایجاد و مدیریت سایت های عمومی بزرگ می توان استفاده کرد.
تنظیمات و سفارشی سازی
تنظیمات تحت وب
شیرپوینت 2010 و نسخه های بعد از آن مجهز به رابط کاربری ریبون می باشد و از این جهت شبیه با مایکروسافت آفیس 2007 بوده و برای کاربران ویندوز و آفیس دارای ظاهری آشنا است. این رابط کاربری امکان کار با داده ها، ویرایش صفحات، و اضافه کردن امکانات به سایت را به سادگی فراهم می کند.
کار با داده های لیست ها، کتابخانه ها،صفحات و سایت ها
امکان کپی، ایجاد، حذف و یا تغییر نام لیست ها، کتابخانه ها، صفحات و وب پارت ها
مدیریت دسترسی کاربران، و مشاهده تاریخچه نسخه های صفحات و اسناد - مدیریت تعاریف و ویژگی های لیست ها، کتابخانه ها، صفحات، وب پارت ها و بسیاری دیگر
SharePoint Designer
مایکروسافت شیرپوینت دیزاینر (SPD) یک ویرایشگر HTML و ابزار رایگان طراحی وب است که برای ایجاد و تغییر سایت ها، گردش کارها و صفحات شیرپوینت از آن استفاده می شود. SPD در خانواده مایکروسافت آفیس می باشد و یک ابزار تحت ویندوز است.
یکپارچه سازی و مدل های توسعه
Client Object Model شیرپوینت را که برای جاوا اسکریپت، سیلورلایت و NET. و همچنین REST/SOAP API در دسترس می باشد. می توان از درون یک صفحه سفارشی و یا یک افزونه شیرپوینت مورد استفاده قرار داد.
پلاگین های Sand-boxed توسط هر کاربری که دسترسی لازم را داشته باشد، قابل بارگذاری است. البته محدودیت های امنیتی وجود دارد و این موارد امنیتی در چند لایه از جمله مدیریت مصرف منابع قابل کنترل و برنامه ریزی است. در بیشتر محیط های ابری اشتراکی روش Sand-boxed تنها روش مجاز برای سفارشی سازی شیرپونت است.
افزونه های فارم کد های کاملا مطمئنی هستند که بایستی در سطح فارم نصب شوند.
سفارشی سازی شیرپوینت از طرق ذیل قابل انجام است:
یکپارچه سازی برنامه ای با برنامه دیگر با استفاده از شیرپوینت
توسعه و گسترش قابلیت های شیرپوینت مانند توسعه فعالیتهای سفارشی برای گردش کار
وب پارت ها که در پورتال های دیگر با عنوان پورتلت، ویدجت و یا گجت از آن ها نام برده می شود، برای افزودن قابلیت های جدید به صفحات مورد استفاده قرار می گیرند.
امکانات هسته شیرپوینت
سایت ها
یک سایت شیرپوینت مجموعه ای از صفحات، لیست ها و کتابخانه ها است که برای کسب هدف مشخصی سفارشی سازی شده است. یک سایت می تواند محتوی چندین زیرسایت باشد. و این زیرسایت ها نیز می توانند خودشان چندین زیر سایت دیگر داشته باشند و همین طور الی آخر.
معمولا سایت ها از نقطه ابتدا ساخته می شوند اما این امکان نیز وجود دارد که سایتی را بر پایه بسته ای از قابلیت ها به نام "قالب سایت" ایجاد کنیم. نمونه هایی از قالب های سایت موجود در شیرپوینت شامل: بلاگ، سایت تیمی، مستندات و جلسات می باشد.
سایت ها دارای منو، تم، مجوزدهی، گردش کار بوده و قابلیت سفارشی شدن به شیوه های مختلف را دارند. برای افزایش قابلیت نگهداری در شیرپوینت سایت ها معمولا تنظیمات خود را از والدشان ارث بری می کنند.
یک کتابخانه در واقع لیستی است که در آن هر آیتم به یک فایل که در شیرپوینت ذخیره شده است اشاره می کند. امکانات و قابلیتهای یک کتابخانه بسیار شبیه به لیست است. اما به دلیل آنکه کتابخانه ها محتوی فایل هستند قابلیتهای بیشتری دارند. یکی از این قابلیتها امکان بازکردن و تغییر فایل های کتابخانه از طریق یک کلاینت WebDAV مانند اکسپلورر ویندوز می باشد.
مایکروسافت شیرپوینت به همراه خود تعدادی لیست و کتابخانه از قبل تعریف شده دارد. لیست اعلانات، تماسها، مباحثه، پرسشنامه، وظایف، کتابخانه صفحات و کتابخانه اسناد تعدادی از این موارد می باشند. برخی از این لیست های از قبل تعریف شده دارای قابلیت های یکپارچه سازی هستند مثلا لیست وظایف و یا لیست تقویم امکان اتصال و یکپارچگی با اوتلوک را دارند.
وب پارت ها
وب پارت ها بخش هایی هستند که می توان آنها را به صفحات اضافه کرد. این بخش ها ظاهری ویجت گونه دارند و معمولا برای موارد ذیل استفاده می شوند:
نمایش محتوایی که در تنظیمات وب پارت مشخص می شود (مانند یک محتوای خاص یا یک IFrame)
نمایش آیتم های لیست ها یا کتابخانه ها ( این اطلاعات بوسیله SharePoint Designer و با استفاده از XSLT, CAML قابل سفارشی سازی هستند)
دسترسی به قابلیتهایی مانند جستجو از بستر شیرپوینت
ایجاد رابط کاربری برای دیگر محصولات (مانند Microsoft Reporting Services, Microsoft Office PerformancePoint Server و یا دیگر نرم افزارها)
وب پارت ها یک کد کاملا سفارشی هستند که توسط Microsoft Visual Studio ساخته می شوند و بوسیله کاربر در قالب یک پکیج بارگذاری شده و یا به صورت افزونه sandboxed نصب می شود.
بیشتر وب پارت ها امکان اتصال به دیگر وب پارت ها را دارند. این قابلیت برای ایجاد ارتباطات پیچیده در صفحات بدون نیاز به کدنویسی استفاده می شود.
صفحات
شیرپوینت سه نوع صفحه دارد: صفحه ویکی، صفحه وب پارت و صفحه انتشار. بر خلاف نسخه های قبلی شیرپوینت، صفحه پیش فرض سایت صفحه ویکی است. این نوع صفحه امکان ویرایش آزاد متن را با استفاده از ریبون ممکن می سازد. همچنین امکان درج وب پارت در انواع صفحه وجود دارد.
جستجو
نسخه پایه (Foundation) شیرپوینت دارای یک موتور جستجوی محدود شده است. مایکروسافت یک محصول رایگان به نام Microsoft Search Server Express به عنوان مکمل Foundation تولید کرده است. نسخه های مختلف جستجوی شیرپوینت دارای ویژگی های متفاوتی هستند مانند توانایی جستجو درون اسنادی که از منابع خارج از شیرپوینت مانند فایل سیستم، معرفی شده اند.
معماری شیرپوینت
معماری
بستر شیرپوینت بسیار انعطاف پذیر و متشکل از یک معماری سرویس گرای چند لایه است. می توان شیرپوینت را در ابعاد کوچک به گونه ای پیکربندی کرد که بر روی یک کامپیوتر نصب و راه اندازی شود. و یا بستر آن را بر روی چند صد کامپیوتر پیکربندی و راه اندازی کرد.
فارم
یک فارم شیرپوینت یک گروه منطقی متشکل از چندین سرور شیرپوینت است که منابع شان را به اشتراک گذاشته اند. یک فارم معمولا به صورت مستقل فعالیت می کند، اما در عین حال می تواند از قابلیتهای فارم دیگری استفاده کند و یا قابلیتی را برای فارم دیگری تامین نماید. هر فارم، پایگاه دادۀ تنظیمات مرکزی خودش را دارد. که از طریق یک رابط کاربری PowerShell و یا وب سایت "مدیریت مرکزی" کنترل و راهبری می شود.
هر سرور در فارم شیرپوینت می تواند مستقیما با پایگاه داده مرکزی ارتباط داشته باشد. سرورها از سرویس های پیکربندی نظیر IIS، ویژگی های ویندوز و اتصالات پایگاه داده برای تطبیق نیازمندیها با فارم، اعلام گزارش مشکلات سلامتی و یا اعلام مشکلات اختصاص منابع استفاده می کنند.
برنامه های کاربردی وب (Web Application)
برنامه های وب را می توان ظروفی برای نگهداری محتوای فارم شیرپوینت دانست. و البته رابط کاربری که کاربران از طریق آن می توانند با شیرپوینت ارتباط داشته باشند. معادل یک برنامه وب به صورت خودکار یک وب سایت با پورت مشخص در IIS ساخته می شود. برنامه های وب معمولا از یکدیگر مستقل هستند و Application Pool اختصاصی دارند و می توان آنها را به صورت مستقل در IIS شروع مجدد کرد.
مجموعه سایت
یک مجموعه سایت گروهی است از سایت های شیرپوینتی در یک ساختار درخت واره ای، این گروه از سایت ریشه به عنوان معرف مجموعه سایت شروع می شود. معمولا هر برنامه وب حداقل دارای یک مجموعه سایت می باشد. مجموعه سایت ها می توانند پایگاه داده مستقلی برای محتوای خودشان داشته باشند. و یا با دیگر مجموعه سایت های همان برنامه وب به صورت اشتراکی از یک پایگاه داده محتوا استفاده کنند.
برنامه سرویس (Service Application)
برنامه سرویس (SA) تکه های کوچکی از قابلیت های شیرپوینت هستند که برای دیگر برنامه های وب و دیگر SAها در فارم مورد استفاده قرار می گیرند. سرویس همگام سازی پروفایل کاربران، سرویس ایندکس گذاری جستجو نمونه هایی از SAها می باشند. یک SA را می توان متوقف کرد در حالیکه روی یک سرور دیگر در حال کار است. همچنین می توان برای یک SA بین سرورهای مختلف فارم تعادل بار ایجاد کرد. SAها تا حد ممکن مستقل از هم پیاده سازی شده اند. بنابراین راه اندازی مجدد یک SA، وجود خطا در آن و یا تنظیمات اشتباه SA نباید مانع از ادامه فعالیت فارم شیرپوینت شود. هر SAای که فعال می شود معمولا پروسس مربوط به خودش را دارد و مقدار مشخصی از حافظه RAM سرور را اشغال می نماید. همچنین هر SA عمدتا پایگاه داده و اکانت سرویس اکتیو دایرکتوری مربوط به خودش را دارد. نسخه های شیرپوینت سرور و شیرپوینت سازمانی علاوه بر همه SA های مربوط به نسخه پایه شیرپوینت، SAهای بیشتری نیز دارند.
مدیریت و امنیت
سایت مدیریت مرکزی شیرپوینت (CA) یک برنامه وب است که روی یکی از سرورهای فارم شیرپوینت قرار دارد، البته این امکان نیز وجود دارد که CA را برای افزونگی بر روی چندین سرور مستقر کنیم. برنامه CA دارای رابط کاربری کاملی جهت مدیریت متمرکز برنامه های وب و SAها در فارم شیرپوینت است. در صورت ایجاد اشکال در CA از PowerShell ویندوز برای پیکربندی مجدد فارم استفاده می شود.
ساختار بستر شیرپوینت امکان وجود چندین برنامه وب را در یک فارم فراهم می کند. در محیط های اشتراکی مانند هاست شیرپوینت، صاحبان برنامه وب به کنسول مدیریتی خاص خودشان نیاز دارند. Tenant Administration شیرپوینت یک برنامه وب اختیاری است که به صاحبان برنامه های وب اجازه می دهد میزان تعامل برنامه وب خودشان را با منابع مشترک در فارم کنترل کنند.
نسخه های مختلف شیرپوینت
نسخه پایه شیرپوینت (Microsoft SharePoint Foundation)
همانطور که از نام آن پیداست، زیرساخت تکنولوژی همه سایت های شیرپوینت است. نسخه پایه شیرپوینت برای استفاده درون سازمانی رایگان است، از نسخه پایه شیرپوینت با نام Windows SharePoint Service در نسخه های قبلی نام برده می شد. با استفاده از نسخه پایه شیرپوینت می توان به سرعت انواع سایت، لیست، کتابخانه، صفحات و... را ایجاد نمود. استفاده از نسخه پایه شیرپوینت نیازمندی های سخت افزاری و نرم افزاری متعددی دارد از جمله نیاز به یک لایسنس معتبر و مناسب برای ویندوز سروری است که شیرپوینت روی آن نصب می شود. این نسخه دارای همه قابلیتها و ویژگی های معماری هسته شیرپوینت است و نسخه های تجاری شیرپونت بر روی آن نصب می شوند. نسخه پایه شیرپوینت پس از ثبت نام در سایت مایکروسافت قابل دانلود است.
نسخه اکسپرس سرور جستجو (Microsoft Search Server Express)
این نسخه از سرور جستجوی مایکروسافت رایگان است، و یک توزیع تغییر یافته از نسخه پایه شیرپوینت است. پکیج نصب کننده آن نسخه پایه شیرپوینت را بعلاوه مجموع محدودی از قابلیت های جستجوی سازمانی و مدیریت اسناد شیرپوینت را که مخصوص نسخه های تجاری است نصب می کند.
نسخه استاندارد شیرپوینت (Microsoft SharePoint Standard)
نسخه استاندارد شیرپوینت بر اساس نسخه پایه شیرپوینت ساخته شده است با تغییرات اندک در بخش های اصلی شیرپوینت.
سایت ها: مخاطبین هدف، ابزار سیاست گذاری، قابلیت های آنالیز سایت
انجمن ها: سایت من، ویکی های سازمانی، مرورگر سلسه مراتب سازمان، تگ ها و یادداشت ها
محتوی: بهبود ابزارها برای مدیریت اسناد و بایگانی ها، managed metadata، سرویس اتوماسیون word، مدیریت نوع محتوی
جستجو: نتایج بهتر در جستجو، امکان سفارشی سازی جستجو، امکان "Did you mean?"، یکپارچه سازی با جستجوی ویندوز، جستجوی افراد
یادداشت: برخی از امکانات جستجو در نسخه اکسپرس سرور جستجو به صورت رایگان وجود دارند .
ترکیبی: گردش کار پیش ساخته، صفحات پروفایل BCS
نسخه سازمانی شیرپوینت (Microsoft SharePoint Enterprise)
این نسخه بر پایه نسخه استاندارد شیرپوینت ساخته شده است، قابلیت های سازمانی شیرپوینت با اضافه کردن یک لایسنس مناسب فعال می شوند. امکانات اضافی نسخه سازمانی شیرپوینت شامل موارد ذیل است:
- تصویر بند انگشتی به همراه پیش نمایش نتایج جستجو، ایندکس گذاری بهتر، نتایج جستجوی بهتر
- امکانات هوش تجاری و داشبورد
- PowerPivot
- PerformancePoint
- اکسس سرویس، اکسل سرویس، ویزیو سرویس و اینفوپس فرم سرویس
- افزونه جستجوی سازمانی شیرپوینت
محصولات مرتبط با شیرپوینت
- Microsoft Search Server Express, Microsoft Search Server, and Microsoft FAST Enterprise Search محصولات جستجوی شیرپوینت هستند که می توان آنها را روی نسخه پایه شیرپوینت راه اندازی کرد.
- Microsoft SharePoint Designer ابزاری است رایگان و مبتنی بر ویندوز که برای سفارشی سازی و پیکربندی شیرپوینت از آن استفاده می وشد.
- Microsoft Office Web Apps نسخه ی تحت وب از Excel, Word, PowerPoint, OneNote است.
- Microsoft Project Server افزونه ای است برای یکپارچه سازی شیرپوینت و مایکروسافت پراجکت
- Microsoft SharePoint Workspace ابزاری است در پکیج آفیس که امکان دسترسی آفلاین به بخش عمده ای از محتوای یک سایت شیرپوینت را فراهم می کند.
- TFS - Team Foundation Server ابزاری است برای مدیریت کد و مسیر پیشرفت پروژه نرم افزاری، این ابزار برای نگهداری اسناد پروژه از شیرپوینت استفاده می کند.
